Aktualności

Już niebawem dla firm transportowych rozpocznie się nowy etap związany z regulacjami dotyczącymi Pakietu Mobilności. Przed Nami zatem prawdziwa rewolucja. Zmiany  będą miały istotny wpływ na funkcjonowanie przedsiębiorstw zatrudniających pracowników. Przedsiębiorcy, chcąc zrealizować wszystkie nowe obowiązki – zobligowani będą do dokonania zmian w obecnie wypłacanych wynagrodzeniach, a w konsekwencji sporządzenia nowych porozumień zmieniających do obecnych obowiązujących umów zawartych z kierowcami, a także – dla większych firm. aneksów do regulaminów pracy i wynagradzania.

Poniższa publikacja ma na celu przypomnienie jakie dokumenty powinny znajdować się w aktach osobowych, jak również, które zalecam, żeby przechowywać  dla pracowników zatrudnionych na stanowisku kierowca, zwłaszcza w kontekście – nowych regulacji Pakietu mobilności – od lutego 2022

Przypominam, iż od 2019 roku akta osobowe składają się z czterech części: A, B,C,D, w których powinny być umieszczane dokumenty pracownika  w zależności od etapu jego zatrudnienia. Ponadto akta mogą być przechowywane w formie papierowej lub elektronicznej w zależności od tego jaką formę preferuje Pracodawca. Doświadczenie wskazuje jednak, iż większość Pracodawców kontynuuje przechowywanie akt pracowniczych w formie papierowej.  

CZĘŚĆ A

W części  A powinny znajdować się  dokumenty w związku z ubieganiem się o zatrudnienie:

-kwestionariusz osobowy kandydata;

-skierowania na badania lekarskie i orzeczenia lekarskie dotyczące wstępnych, okresowych i kontrolnych badań lekarskich z poprzednich okresów zatrudnienia;

-dokumenty dla kandydata dotyczące RODO;

-kserokopia świadectwa pracy;

-kserokopia prawa jazdy;

-kserokopia świadectwo kwalifikacji zawodowej;

-kserokopia uprawnienia do przewożenia materiałów niebezpiecznych (ADR);

-kserokopia karty kierowcy;

-dodatkowo dla kierowcy, który jest obywatelem kraju spoza UE:

– kserokopia paszportu

– kserokopia wizy

– kserokopia złożenia dokumentów dotyczących legalnego pobytu cudzoziemca w Polsce.

CZĘŚĆ B

Część B powinna zawierać dokumentację dotyczącą nawiązania stosunku pracy oraz przebiegu zatrudnienia, w tym:

-oświadczenia lub dokumenty, obejmujące dane osobowe innych danych osobowych pracownika, a także imion i nazwisk oraz dat urodzenia dzieci pracownika, jeżeli podanie takich danych jest konieczne ze względu na korzystanie przez pracownika ze szczególnych uprawnień przewidzianych w prawie pracy;

-numer PESEL pracownika nadanego przez Rządowe Centrum Informatyczne Powszechnego Elektronicznego Systemu Ewidencji Ludności (RCI PESEL);

-numer rachunku płatniczego;

-umowa o pracę oraz porozumienia;

-zakres czynności (zakres obowiązków), jeżeli pracodawca dodatkowo w tej formie określił zadania pracownika wynikające z umowy o pracę;

– PIT2;

– dokumenty dotyczące wykonywania przez pracownika pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 19 grudnia 2008 r. o emeryturach ;

-potwierdzenie zapoznania się przez pracownika z treścią regulaminu pracy i wynagrodzania  albo obwieszczenia;

-informacja o warunkach zatrudnienia oraz o zmianie warunków zatrudnienia;

-informacja o celu i zakresie oraz sposobie zastosowania monitoringu;

-informacja o ryzyku zawodowym, które wiąże się z wykonywaną pracą, oraz o zasadach ochrony przed zagrożeniami;

-oświadczenie o zapoznaniu się z przepisami oraz zasadami bezpieczeństwa i higieny pracy;

-oświadczenie o zapoznaniu się z zakresem informacji objętych tajemnicą określoną w odrębnych przepisach dla danego rodzaju pracy, zajmowanego stanowiska lub pełnionej funkcji;

-zaświadczenia o ukończeniu wymaganego szkolenia w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy;

-oświadczenia dotyczące wypowiedzenia warunków pracy lub płacy lub zmiany tych warunków w innym trybie;

-dokumenty dotyczące powierzenia pracownikowi mienia z obowiązkiem zwrotu albo do wyliczenia się, dokumenty dotyczące przyjęcia przez pracownika wspólnej odpowiedzialności materialnej za mienie powierzone łącznie z obowiązkiem wyliczenia się ;

-dokumenty związane z podnoszeniem kwalifikacji zawodowych przez pracownika lub związane ze zdobywaniem lub uzupełnianiem wiedzy i umiejętności na zasadach innych niż dotyczące podnoszenia kwalifikacji zawodowych;

-dokumenty związane z przyznaniem pracownikowi nagrody lub wyróżnienia;

-dokumenty związane z ubieganiem się i korzystaniem przez pracownika z urlopu macierzyńskiego, urlopu na warunkach urlopu macierzyńskiego, urlopu rodzicielskiego, urlopu ojcowskiego lub urlopu wychowawczego;

-dokumenty związane z łączeniem korzystania z urlopu rodzicielskiego z wykonywaniem pracy u pracodawcy udzielającego tego urlopu;

-dokumenty związane z obniżeniem wymiaru czasu pracy, w przypadku pracownika uprawnionego do urlopu wychowawczego;

-dokumenty związane z ubieganiem się i korzystaniem ze zwolnienia od pracy w przypadku wychowywania przynajmniej jednego dziecka w wieku do 14;

-oświadczenie pracownika będącego rodzicem lub opiekunem dziecka o zamiarze lub o braku zamiaru korzystania z uprawnień związanych z rodzicielstwem;

-dokumenty związane z udzielaniem urlopu bezpłatnego;

-dokumenty związane z ubieganiem się i korzystaniem z urlopu wypoczynkowego;

-skierowania na badania lekarskie i orzeczenia lekarskie dotyczące:

wstępnych badań lekarskich ;

okresowych i kontrolnych badań lekarskich;

-umowę o zakazie konkurencji, jeżeli strony zawarły taką umowę w okresie pozostawania w stosunku ;

-wniosek pracownika o wypłatę wynagrodzenia do rąk własnych;

-oświadczenie pracownika o zapoznaniu się z przepisami o równym traktowaniu;

-pisemne upoważnienie do przetwarzania danych;

-informacja dla pracownika o przetwarzaniu danych osobowych;

-inne oświadczenia/zaświadczenia związane z RODO;

-przystąpienie do PPK;

-oświadczenie dotyczące stosowania w firmie polityki antymobbingowej;

-oświadczenie dotyczące naliczania składek na Fundusz Pracy ( dotyczy osób pracujących w niepełnym wymiarze czasu pracy);

– dokumenty związane z tzw. „Polskim ładem” jeśli dotyczą sytuacji  Pracownika np. wniosek o niestosowanie ulgi dla klasy średniej, Oświadczenie o spełnianiu warunków do korzystania z ulgi dla rodzin 4+ itp.

Ponadto dla pracownika zatrudnionego na stanowisku  kierowcy:

-kserokopia A1;

-oświadczenie na piśmie o wymiarze zatrudnienia albo o niepozostawaniu w zatrudnieniu u innego pracodawcy oraz  o przeciętnej tygodniowej liczbie godzin wykonywanych przewozów drogowych lub innych czynności, na innej podstawie niż stosunek pracy, albo o ich niewykonywaniu;

-inne oświadczenia np. dotyczące niekaralności, zapoznania się z przepisami w zakresie transportu, zobowiązanie kierowcy w związku obsługą pojazdu, o przełączaniu symbolu danego państwa .

Dla cudzoziemca (spoza UE i EOG) dodatkowo :

– kserokopia nadania numeru NIP lub PESEL;

– zezwolenie o pracę typu A;

– oświadczenie o powierzeniu wykonywania pracy cudzoziemcowi;

– decyzja dotycząca uzyskania karty pobytu przez cudzoziemca ;

– świadectwo kierowcy;

– oświadczenie dotyczące opodatkowania rezydenta;

– inne dokumenty np. pismo do urzędu wojewódzkiego w przypadku przerwania pracy powyżej 3 miesiące .

Oświadczenia lub dokumenty znajdujące się w części B akt osobowych pracownika, można przechowywać w częściach, powiązanych ze sobą tematycznie, którym przyporządkowuje się odpowiednio numery B I, B2 i kolejne; w takim przypadku przechowywanie w porządku chronologicznym, numerowanie oraz tworzenie wykazu oświadczeń lub dokumentów dotyczy każdej części. Oznacza to, że dla cudzoziemca np.  tworzymy „ podzbiór ’’ B2 ponumerowany chronologicznie.

CZĘŚĆ C

Część C dokumentacji pracowniczej dotyczy etapu zakończenia stosunku pracy tj :

-oświadczenia związane z rozwiązaniem umowy o pracę;

-wnioski dotyczące wydania, sprostowania lub uzupełnienia świadectwa pracy;

-dokumenty dotyczące niewypłacenia pracownikowi ekwiwalentu pieniężnego za urlop

wypoczynkowy;

-kopię wydanego świadectwa pracy;

-potwierdzenie dokonania czynności związanych z zajęciem wynagrodzenia za pracę w związku z prowadzonym postępowaniem egzekucyjnym ;

-umowę o zakazie konkurencji po ustaniu stosunku pracy, jeżeli strony zawarły taką Umowę;

-informacja o okresie przechowywaniu dokumentacji pracowniczej

-skierowania na badania lekarskie i orzeczenia lekarskie związane z okresowymi badaniami lekarskimi w związku z wykonywaniem pracy w warunkach narażenia na działanie substancji i czynników rakotwórczych lub pyłów zwłókniających

– pismo do urzędu wojewódzkiego lub potwierdzenie wysłanego wniosku do urzędu pracy elektronicznie  o zakończeniu pracy cudzoziemca;

– pismo do GITD dotyczące zwrotu blankietu A i B  świadectwa kierowcy .

CZĘŚĆ D

Ostatnia część akt osobowych -D powinna zawierać  dokumenty związane z ponoszeniem przez pracownika odpowiedzialności porządkowej lub odpowiedzialności określonej w odrębnych przepisach, które przewidują zatarcie kary po upływie określonego czasu. Oznacza to, że kara upomnienia czy nagany powinna być maksymalnie usunięta po roku nienagannej pracy.

Dokumenty znajdujące się w części D akt osobowych pracownika przechowuje się w częściach dotyczących danej kary, którym przyporządkowuje się odpowiednio numery D l, D2 i kolejne. W związku z usunięciem z akt osobowych pracownika dokumentu dotyczącego nałożenia kary, zmianie ulega numeracja oraz wykaz dokumentów dotyczących danej kary.

W przypadku kierowcy można w części D przechowywać dokumenty dotyczące zawiadomienia o nałożeniu kary porządkowej upomnienia czy nagany np. z powodu zawinionego przekroczenia czasu pracy, błędnego przełączania selektora. Warto również dołączyć do zastosowanej kary porządkowej np. raport kontrolny czasu pracy wygenerowany z programu , co skutkowało nałożeniem kary wobec pracownika.

Pracodawca związku z prowadzeniem akt osobowych pracownika powinien pamiętać, że :

1. należy prowadzić akta osobowe dla każdego pracownika osobno;
2. wszystkie dokumenty należy przechowywać w porządku chronologicznym;
3. każdy dokument należy ponumerować oraz wpisać do wykazu znajdującego się na początku każdej części akt;
4. należy przechowywać kopie dokumentów przedłożonych przez osobę ubiegającą się o zatrudnienie lub pracownika, a nie oryginały;
5. trzeba zabezpieczyć akta przed uszkodzeniem, utratą czy wyciekiem danych;
6. pisemnie upoważnić osoby mają dostęp do akt osobowych;
7. należy poświadczać za zgodność z oryginałem przez pracodawcę albo osobę upoważnioną przez niego odpisy lub kopie składanych dokumentów.

Dodatkowo należy pamiętać o okresach przechowywania dokumentacji czyli:

-10 lat licząc od końca roku kalendarzowego , w którym stosunek pracy uległ rozwiązaniu lub wygasł ( dotyczy pracowników zatrudnionych od 1.01.2019r)

– 50 lat do zatrudnionych osób najpóźniej w dniu 31.12.2018r.

Brak spełnienia powyższych obowiązków jest wykroczeniem podlegającym karze grzywny w wysokości od 1000 zł do 30 000 zł.

Karolina Otfinowska