Wysokość ryczałtu za nocleg w świetle nowej linii orzeczniczej Sądu Najwyższego
Praca kierowcy polega na pokonywaniu setek kilometrów dziennie, dlatego nie bez powodu ustawodawca określił jako stanowisko jego pracy m.in. pojazd, który prowadzi. Większość z pracowników zatrudnionych na tym stanowisku wyjeżdża w podróż służbową trwającą często kilka tygodni podczas, której nocują w kabinie pojazdu.
W trakcie reprezentowania pracodawców przed organem kontrolnym często zadawałam pytanie inspektorowi Państwowej Inspekcji Pracy: czy możemy w firmie ustalić ryczałt za nocleg w innej wysokości niż określony w załączniku rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej z dnia 29 stycznia 2013 r. (Dz.U. z 2013 r. poz. 167) ? Odpowiedź była zawsze taka sama kontrującego – nie, ponieważ postanowienia układu zbiorowego pracy, regulaminu wynagradzania lub umowy o pracę nie mogą ustalać ryczałtu za nocleg w wysokości niższej niż zgodnie z limitem określonym w rozporządzeniu. Inspektorzy uważali, że nie można było obniżyć stawki z tego tytułu, ponieważ art. 77 [5] kodeksu pracy dotyczy wyłącznie obniżenia diety więc uznawano zgodnie z obowiązującym prawem, że jest to regulacja mniej korzystna niż przepisy prawa pracy. Na tle procesów sądowych , w których to pracodawcy przegrywali sprawy dotyczące wypłacania niższego ryczałtu z za nocleg pogląd , iż nie można ustalić niższej kwoty za nocleg w kabinie był w pełni uzasadniony.
Ostatnie orzeczenia Sądu Najwyższego wskazuje jednak, że pracodawca może regulować jego wysokość, dlatego niniejsza publikacja przedstawia najważniejsze informacje w tym zakresie.
Cel i istota ryczałtu za nocleg
Zwrot kosztów za nocleg uregulowany jest w rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Społecznej w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej z dnia 29 stycznia 2013 r. Celem ryczałtu z tytułu noclegu w podróży służbowej pracownika – kierowcy, którą odbywa na polecenie i w interesie pracodawcy, jest zapewnienie pracownikowi, któremu pracodawca nie zapewnił bezpłatnego noclegu, środków na zrealizowanie noclegu we własnym zakresie w dogodnych warunkach (Wyrok Sądu Najwyższego – Izba Administracyjna, Pracy i Ubezpieczeń Społecznych z dnia 24 stycznia 2018 r. I PK 210/16).
W judykaturze wyrażono stanowisko, że istota ryczałtu, jako świadczenia kompensacyjnego, przeznaczonego na pokrycie kosztów noclegu, polega na tym, iż świadczenie wypłacane w takiej formie z założenia oderwane jest od rzeczywistego poniesienia kosztów (bo się ich nie dokumentuje) i nie pokrywa w całości wszystkich wydatków z określonego tytułu (por. uzasadnienie uchwały składu siedmiu sędziów Sądu Najwyższego z dnia 12 czerwca 2014 r., II PZP 1/14, OSNP 2014 nr 12, poz. 164 i wskazane tam orzecznictwo). Literalnie rzecz ujmując ryczałt przysługuje w razie nieprzedłożenia rachunku, czyli taka sytuacja jest kwalifikowana jako koszt nieudokumentowany, który nie znajduje pokrycia w fakturze VAT, czy też paragonie fiskalnym. Idąc dalej, taki nieudokumentowany koszt noclegu obejmuje nie tylko udostępnienie miejsca do spania, lecz także dostępu do pomieszczeń sanitarnych, zakupu i prania pościeli (zob. wyrok Sądu Najwyższego z dnia 18 listopada 2014 r., II PK 36/14).
