Część I – przyczyny kontroli, zawiadomienie o wszczęciu kontroli ITD.
Inspekcja Transportu Drogowego (dalej zwane: ITD) zyskuje coraz szersze uprawnienia dotyczące kontroli przewoźników. Kontrole na drodze są coraz bardziej powszechne i coraz bardziej szczegółowe. Warto jednak pamiętać, że ITD ma również prawo kontrolowania przedsiębiorcy w jego siedzibie, a często właśnie te kontrole są dużo bardziej stresujące, obciążające i niosą za sobą duże większe ryzyko dla przedsiębiorcy. Często jednak strach ma wielkie oczy i wystarczy odpowiednie przygotowanie i zachowanie spokoju, aby wyjść z opresji obronną ręką.
Niniejszą publikacją rozpoczynamy kompleksowe opracowanie na temat kontroli ITD w przedsiębiorstwie.
Krok po kroku zapoznamy Naszych czytelników nie tylko z przepisami prawa dotyczącymi takiej kontroli, ale także z praktycznymi zaleceniami oraz poradami, które mogą być przydatne w jej trakcie. Kontrole zarówno te na drodze jak i w siedzibie różnego rodzaju organów( PIP, ITD) u Naszych klientów to Nasza codzienność, uczestniczymy w nich jako pełnomocnicy, pomagając przebrnąć przez jej trudy, dlatego też zachęcamy do zapoznania się z niniejszą publikacją i całym cyklem dotyczącym kontroli ITD w przedsiębiorstwie.
I) Przyczyny kontroli w przedsiębiorstwie
Jak to bywa w życiu nie ma jednej poprawnej odpowiedzi na pytanie. Poniżej przedstawiam główne powody, zdarzenia, wynikające z Naszego doświadczenia, w związku z którymi można spodziewać się kontroli ITD w siedzibie . Natomiast nie jest to oczywiście wyliczenie, które wyczerpuje wszystkie sytuacje.
1) Rutynowe kontrole – zdarza się, że firma transportowa zostanie po prostu wybrana czy wylosowana do podjęcia rutynowych działań przez Inspekcję Transportu Drogowego, z bazy firm transportowych. Nie jest to rzadkie zjawisko, dlatego też w momencie podjęcia informacji o tym, iż kontrola ma mieć miejsce, nie należy wykluczać sytuacji, iż po prostu jest to pewien przypadek, zwłaszcza, jeśli wyeliminuje się inne potencjalne przyczyny kontroli.
2) Kontrola na drodze – W Naszej ocenie jest to sytuacja najczęstsza. Zdarzały Nam się sytuacje, w których po kontroli na drodze, wciągu dosłownie kilku miesięcy – zapowiadana była kontrola ITD.
Wygląda to tak, iż do kontroli na drodze zatrzymywany jest pojazd danego przedsiębiorstwa. W trakcie takiej kontroli Inspektor dokonuje analizy m.in. czasu pracy za okres 28 dni wstecz oraz za bieżący dzień. Jeśli dojdzie do ujawnienia poważnego naruszenia możemy być niemal pewni, iż w ciągu kilku, czasem kilkunastu miesięcy będziemy mieć kontrolę w przedsiębiorstwie. Do takich naruszeń, które szczególnie może Nas narazić na taką sytuację należą:
a) Nierejestrowanie aktywności – czyli jazdy bez włożonej wykresówki, bez włożonej karty kierowcy
b) Manipulacje w tachografie – czyli jazda z podpiętym magnesem, z zainstalowanym urządzeniem, którego włączenie powoduje, ze na karcie oraz w pamięci urządzenia rejestrującego zapisuje się odpoczynek zamiast rzeczywistej aktywności tj. jazdy prędkości, przebytej drogi, jazda na cudzej karcie kierowcy
c) Rażące naruszenia okresów jazdy, odpoczynków
d) kierowca nie posiada wymaganych dokumentów i uprawnień.
3) Zgłoszenie innego organu – kontrole krzyżowe – zdarzają się sytuacje w których to inny organ np. Urząd Skarbowy czy Państwowa Inspekcja Pracy, kierują wniosek o przeprowadzenie kontroli przez Inspekcję Transportu Drogowego, gdyż w swojej trakcie kontroli stwierdzają uchybienia, które nie leżą w ich kompetencji a należą do uprawnie właśnie ITD.
4) Donos – Częstym powodem przeprowadzenia kontroli jest zawiadomienie poczynione przez konkurencję (często zdarza się w przewozie osób, na liniach regularnych, gdzie daną linię obsługuje np. kilku przewoźników), byłych pracowników (najczęściej w sytuacji, w której kierowcy chcąc dopiec swojemu byłemu pracodawcy dokonują zgłoszenia celem przeprowadzenia kontroli, wskazując na naruszenia czasu pracy, naciski przez Pracodawcę na pracowników, aby naruszać normy, przepisy etc.), pasażerów ( z oczywistych względów ma to miejsce w przewozie osób – pasażerowie niezadowoleni np. z obsługi lub spóźnień na liniach regularnych informują o tym fakcie ITD. wnosząc o przeprowadzenie kontroli)
Warto wskazać, że niezależnie od przyczyny, co do zasady kontrole ITD. W przedsiębiorstwie mają podobny przebieg.
II) Zawiadomienie o wszczęciu kontroli
Ustawa o transporcie drogowym nie zawiera szczegółowych wytycznych co do zawiadomienia o wszczęciu kontroli. Dlatego też w tym zakresie należy zastosować przepisy z ustawy o swobodzie działalności gospodarczej. Poniżej przedstawiam najważniejsze informacje:
1) Forma zawiadomienia – zawiadomienie może przyjść pocztą, listem poleconym za potwierdzeniem odbioru, Inspektor może również pofatygować się osobiście, celem zawiadomienia o planowanej kontroli. Częściej zdarzają się zawiadomienia w formie pisemnej, natomiast nie można wykluczyć także tej drugiej opcji. W przypadku osobistej wizyty należy pamiętać, że inspektor nie może od razu rozpocząć kontroli, dlatego też Przedsiębiorca nie jest zobowiązany do okazywania jakichkolwiek dokumentów w tracie takiej 1. wizyty.
2) Termin rozpoczęcia kontroli – Zgodnie z ustawą o swobodzie działalności gospodarczej kontrola nie może zacząć się wcześniej niż 7 dni od daty doręczenia zawiadomienia. Maksymalnie kontrola może zacząć się 30. Dnia od daty zawartej w zawiadomieniu. Zatem w praktyce Inspektorzy muszą rozpocząć kontrolę w siedzibie w terminie od 7 do 30 dni od dnia doręczenia pisma.
W zawiadomieniu powinna być zawarta informacja kiedy odbędzie się kontrola ze wskazaniem konkretnego dnia i godziny.
Jeśli termin Nam nie odpowiada, najlepiej skontaktować się z Inspektorem telefonicznie i ustalić inny termin, dogodny dla obu stron. Z Naszego doświadczenia Inspektorzy – jeśli wniosek taki jest uzasadniony a wskazany przez Nas termin możliwy – chętnie przystają na propozycje kontrolowanych. Należy jednak pamiętać, że proponowany termin nie może przekraczać 30 dni od daty zawiadomienia.
3) Dokumenty do kontroli – zawiadomienie powinno zawierać wykaz dokumentów, które należy przygotować. Lista przeważnie jest długa, natomiast należy zweryfikować, czy z uwagi na wykonywany rodzaj transportu – musimy dostarczać wszystkie te dokumenty. Szczegóły na temat przygotowania dokumentów będzie zawierał kolejny wpis, zatem na ten moment ograniczmy się do stwierdzenia, że dokumenty wskazane przez Inspekcję należy przygotować i dostarczyć do kontroli.
Jest to bardzo istotne, gdyż jakiekolwiek braki w tych dokumentach –mogą skutkować zarówno karą za brak np. wszystkich wykresówek ( 500 zł za brak 1 wykresówki!) lub, jeśli inspektor stwierdzi, że brak wymaganych dokumentów utrudnia mu kontrolę, a my celowo tych dokumentów nie dostarczamy – zarzut niepoddania się kontroli lub jej utrudniania w całości lub w części , za co można otrzymać karę 10 000 zł zgodnie z ustawą o transporcie drogowym)
4) Zakres kontroli – co do zasady zawiadomienie powinno zawierać zakres kontroli tj. jaki okres obejmuje kontrola. Można jednak spotkać się z zawiadomieniami, które takiego zakresu nie zawierają. Co do zasady bowiem, zgodnie zobowiązującymi przepisami – kontrola ITD. Może obejmować rok wstecz. Z Naszego doświadczenia jednak rzadko zdarzają się tak długie kontrole. Przeważnie inspektor wyznacza kilka miesięcy, które weryfikuje, a przy większych firmach także wybranych kierowców np. 10.
5) Inne informacje zawarte w zawiadomieniu – Zawiadomienie zawiera także informacje o tym, iż w trakcie kontroli przedsiębiorca może reprezentować się osobiście lub wyznaczyć osobę upoważnioną do reprezentowania przedsiębiorcy w czynnościach kontrolnych ( należy to zrobić w formie pisemnej). Ponadto zawiadomienie powinno zawierać informację o możliwości przeprowadzeniu kontroli w siedzibie organu. Jeśli nie chcemy, aby inspektor spędzał czas w Naszej firmie, istnieje taka możliwość aby w wyznaczonym terminie dostarczyć wszystkie dokumenty do siedziby organu. Jeśli kontrola jest nadmiernym stresem dla przedsiębiorcy na pewno jest to dobre rozwiązanie. Dodatkowo zawiadomienie zawierać będzie pouczenie. Często również w zawiadomieniu zawarty jest numer telefonu do inspektora – celem bezpośredniego kontaktu i ustalenia wszelkich kwestii. Nie warto bać się tego kontaktu, jeśli coś budzi Nasze wątpliwości lub chcemy ustalić bardziej dogodny termin kontroli warto skontaktować się z osobą, która będzie przeprowadzała kontrolę w Naszej firmie.
Warto zweryfikować otrzymane zawiadomienie pod kątem wszystkim wymaganych elementów. Od momentu jego otrzymania do rozpoczęcia kontroli mamy czas na przygotowanie wszelkiej dokumentacji, tak aby dostarczyć wymagany komplet do kontroli. Jak przygotować dokumenty – dowiecie się Państwo z następnej Naszej publikacji.
Otrzymaliście Państwo zawiadomienie o kontroli ITD,PIP, ZUS? Zachęcamy do kontaktu z Nami, pomożemy w przygotowaniach, a w razie potrzeby będziemy także Państwa reprezentować!
Jesteśmy do Państwa dyspozycji pod numerem telefonu: +48 732 880 272
