Już niebawem dla firm transportowych rozpocznie się nowy etap związany z regulacjami dotyczącymi Pakietu Mobilności. Przed Nami zatem prawdziwa rewolucja. Zmiany będą miały istotny wpływ na funkcjonowanie przedsiębiorstw zatrudniających pracowników. Przedsiębiorcy, chcąc zrealizować wszystkie nowe obowiązki – zobligowani będą do dokonania zmian w obecnie wypłacanych wynagrodzeniach, a w konsekwencji sporządzenia nowych porozumień zmieniających do obecnych obowiązujących umów zawartych z kierowcami, a także – dla większych firm. aneksów do regulaminów pracy i wynagradzania.
Poniższa publikacja ma na celu przypomnienie jakie dokumenty powinny znajdować się w aktach osobowych, jak również, które zalecam, żeby przechowywać dla pracowników zatrudnionych na stanowisku kierowca, zwłaszcza w kontekście – nowych regulacji Pakietu mobilności – od lutego 2022
Przypominam, iż od 2019 roku akta osobowe składają się z czterech części: A, B,C,D, w których powinny być umieszczane dokumenty pracownika w zależności od etapu jego zatrudnienia. Ponadto akta mogą być przechowywane w formie papierowej lub elektronicznej w zależności od tego jaką formę preferuje Pracodawca. Doświadczenie wskazuje jednak, iż większość Pracodawców kontynuuje przechowywanie akt pracowniczych w formie papierowej.
CZĘŚĆ A
W części A powinny znajdować się dokumenty w związku z ubieganiem się o zatrudnienie:
-kwestionariusz osobowy kandydata;
-skierowania na badania lekarskie i orzeczenia lekarskie dotyczące wstępnych, okresowych i kontrolnych badań lekarskich z poprzednich okresów zatrudnienia;
-dokumenty dla kandydata dotyczące RODO;
-kserokopia świadectwa pracy;
-kserokopia prawa jazdy;
-kserokopia świadectwo kwalifikacji zawodowej;
-kserokopia uprawnienia do przewożenia materiałów niebezpiecznych (ADR);
-kserokopia karty kierowcy;
-dodatkowo dla kierowcy, który jest obywatelem kraju spoza UE:
– kserokopia paszportu
– kserokopia wizy
– kserokopia złożenia dokumentów dotyczących legalnego pobytu cudzoziemca w Polsce.
CZĘŚĆ B
Część B powinna zawierać dokumentację dotyczącą nawiązania stosunku pracy oraz przebiegu zatrudnienia, w tym:
-oświadczenia lub dokumenty, obejmujące dane osobowe innych danych osobowych pracownika, a także imion i nazwisk oraz dat urodzenia dzieci pracownika, jeżeli podanie takich danych jest konieczne ze względu na korzystanie przez pracownika ze szczególnych uprawnień przewidzianych w prawie pracy;
-numer PESEL pracownika nadanego przez Rządowe Centrum Informatyczne Powszechnego Elektronicznego Systemu Ewidencji Ludności (RCI PESEL);
-numer rachunku płatniczego;
-umowa o pracę oraz porozumienia;
-zakres czynności (zakres obowiązków), jeżeli pracodawca dodatkowo w tej formie określił zadania pracownika wynikające z umowy o pracę;
– PIT2;
– dokumenty dotyczące wykonywania przez pracownika pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 19 grudnia 2008 r. o emeryturach ;
-potwierdzenie zapoznania się przez pracownika z treścią regulaminu pracy i wynagrodzania albo obwieszczenia;
-informacja o warunkach zatrudnienia oraz o zmianie warunków zatrudnienia;
-informacja o celu i zakresie oraz sposobie zastosowania monitoringu;
-informacja o ryzyku zawodowym, które wiąże się z wykonywaną pracą, oraz o zasadach ochrony przed zagrożeniami;
-oświadczenie o zapoznaniu się z przepisami oraz zasadami bezpieczeństwa i higieny pracy;
-oświadczenie o zapoznaniu się z zakresem informacji objętych tajemnicą określoną w odrębnych przepisach dla danego rodzaju pracy, zajmowanego stanowiska lub pełnionej funkcji;
-zaświadczenia o ukończeniu wymaganego szkolenia w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy;
-oświadczenia dotyczące wypowiedzenia warunków pracy lub płacy lub zmiany tych warunków w innym trybie;
-dokumenty dotyczące powierzenia pracownikowi mienia z obowiązkiem zwrotu albo do wyliczenia się, dokumenty dotyczące przyjęcia przez pracownika wspólnej odpowiedzialności materialnej za mienie powierzone łącznie z obowiązkiem wyliczenia się ;
-dokumenty związane z podnoszeniem kwalifikacji zawodowych przez pracownika lub związane ze zdobywaniem lub uzupełnianiem wiedzy i umiejętności na zasadach innych niż dotyczące podnoszenia kwalifikacji zawodowych;
-dokumenty związane z przyznaniem pracownikowi nagrody lub wyróżnienia;
-dokumenty związane z ubieganiem się i korzystaniem przez pracownika z urlopu macierzyńskiego, urlopu na warunkach urlopu macierzyńskiego, urlopu rodzicielskiego, urlopu ojcowskiego lub urlopu wychowawczego;
-dokumenty związane z łączeniem korzystania z urlopu rodzicielskiego z wykonywaniem pracy u pracodawcy udzielającego tego urlopu;
-dokumenty związane z obniżeniem wymiaru czasu pracy, w przypadku pracownika uprawnionego do urlopu wychowawczego;
-dokumenty związane z ubieganiem się i korzystaniem ze zwolnienia od pracy w przypadku wychowywania przynajmniej jednego dziecka w wieku do 14;
-oświadczenie pracownika będącego rodzicem lub opiekunem dziecka o zamiarze lub o braku zamiaru korzystania z uprawnień związanych z rodzicielstwem;
-dokumenty związane z udzielaniem urlopu bezpłatnego;
-dokumenty związane z ubieganiem się i korzystaniem z urlopu wypoczynkowego;
-skierowania na badania lekarskie i orzeczenia lekarskie dotyczące:
wstępnych badań lekarskich ;
okresowych i kontrolnych badań lekarskich;
-umowę o zakazie konkurencji, jeżeli strony zawarły taką umowę w okresie pozostawania w stosunku ;
-wniosek pracownika o wypłatę wynagrodzenia do rąk własnych;
-oświadczenie pracownika o zapoznaniu się z przepisami o równym traktowaniu;
-pisemne upoważnienie do przetwarzania danych;
-informacja dla pracownika o przetwarzaniu danych osobowych;
-inne oświadczenia/zaświadczenia związane z RODO;
-przystąpienie do PPK;
-oświadczenie dotyczące stosowania w firmie polityki antymobbingowej;
-oświadczenie dotyczące naliczania składek na Fundusz Pracy ( dotyczy osób pracujących w niepełnym wymiarze czasu pracy);
– dokumenty związane z tzw. „Polskim ładem” jeśli dotyczą sytuacji Pracownika np. wniosek o niestosowanie ulgi dla klasy średniej, Oświadczenie o spełnianiu warunków do korzystania z ulgi dla rodzin 4+ itp.
Ponadto dla pracownika zatrudnionego na stanowisku kierowcy:
-kserokopia A1;
-oświadczenie na piśmie o wymiarze zatrudnienia albo o niepozostawaniu w zatrudnieniu u innego pracodawcy oraz o przeciętnej tygodniowej liczbie godzin wykonywanych przewozów drogowych lub innych czynności, na innej podstawie niż stosunek pracy, albo o ich niewykonywaniu;
-inne oświadczenia np. dotyczące niekaralności, zapoznania się z przepisami w zakresie transportu, zobowiązanie kierowcy w związku obsługą pojazdu, o przełączaniu symbolu danego państwa .
Dla cudzoziemca (spoza UE i EOG) dodatkowo :
– kserokopia nadania numeru NIP lub PESEL;
– zezwolenie o pracę typu A;
– oświadczenie o powierzeniu wykonywania pracy cudzoziemcowi;
– decyzja dotycząca uzyskania karty pobytu przez cudzoziemca ;
– świadectwo kierowcy;
– oświadczenie dotyczące opodatkowania rezydenta;
– inne dokumenty np. pismo do urzędu wojewódzkiego w przypadku przerwania pracy powyżej 3 miesiące .
Oświadczenia lub dokumenty znajdujące się w części B akt osobowych pracownika, można przechowywać w częściach, powiązanych ze sobą tematycznie, którym przyporządkowuje się odpowiednio numery B I, B2 i kolejne; w takim przypadku przechowywanie w porządku chronologicznym, numerowanie oraz tworzenie wykazu oświadczeń lub dokumentów dotyczy każdej części. Oznacza to, że dla cudzoziemca np. tworzymy „ podzbiór ’’ B2 ponumerowany chronologicznie.
CZĘŚĆ C
Część C dokumentacji pracowniczej dotyczy etapu zakończenia stosunku pracy tj :
-oświadczenia związane z rozwiązaniem umowy o pracę;
-wnioski dotyczące wydania, sprostowania lub uzupełnienia świadectwa pracy;
-dokumenty dotyczące niewypłacenia pracownikowi ekwiwalentu pieniężnego za urlop
wypoczynkowy;
-kopię wydanego świadectwa pracy;
-potwierdzenie dokonania czynności związanych z zajęciem wynagrodzenia za pracę w związku z prowadzonym postępowaniem egzekucyjnym ;
-umowę o zakazie konkurencji po ustaniu stosunku pracy, jeżeli strony zawarły taką Umowę;
-informacja o okresie przechowywaniu dokumentacji pracowniczej
-skierowania na badania lekarskie i orzeczenia lekarskie związane z okresowymi badaniami lekarskimi w związku z wykonywaniem pracy w warunkach narażenia na działanie substancji i czynników rakotwórczych lub pyłów zwłókniających
– pismo do urzędu wojewódzkiego lub potwierdzenie wysłanego wniosku do urzędu pracy elektronicznie o zakończeniu pracy cudzoziemca;
– pismo do GITD dotyczące zwrotu blankietu A i B świadectwa kierowcy .
CZĘŚĆ D
Ostatnia część akt osobowych -D powinna zawierać dokumenty związane z ponoszeniem przez pracownika odpowiedzialności porządkowej lub odpowiedzialności określonej w odrębnych przepisach, które przewidują zatarcie kary po upływie określonego czasu. Oznacza to, że kara upomnienia czy nagany powinna być maksymalnie usunięta po roku nienagannej pracy.
Dokumenty znajdujące się w części D akt osobowych pracownika przechowuje się w częściach dotyczących danej kary, którym przyporządkowuje się odpowiednio numery D l, D2 i kolejne. W związku z usunięciem z akt osobowych pracownika dokumentu dotyczącego nałożenia kary, zmianie ulega numeracja oraz wykaz dokumentów dotyczących danej kary.
W przypadku kierowcy można w części D przechowywać dokumenty dotyczące zawiadomienia o nałożeniu kary porządkowej upomnienia czy nagany np. z powodu zawinionego przekroczenia czasu pracy, błędnego przełączania selektora. Warto również dołączyć do zastosowanej kary porządkowej np. raport kontrolny czasu pracy wygenerowany z programu , co skutkowało nałożeniem kary wobec pracownika.
Pracodawca związku z prowadzeniem akt osobowych pracownika powinien pamiętać, że :
- należy prowadzić akta osobowe dla każdego pracownika osobno;
- wszystkie dokumenty należy przechowywać w porządku chronologicznym;
- każdy dokument należy ponumerować oraz wpisać do wykazu znajdującego się na początku każdej części akt;
- należy przechowywać kopie dokumentów przedłożonych przez osobę ubiegającą się o zatrudnienie lub pracownika, a nie oryginały;
- trzeba zabezpieczyć akta przed uszkodzeniem, utratą czy wyciekiem danych;
- pisemnie upoważnić osoby mają dostęp do akt osobowych;
- należy poświadczać za zgodność z oryginałem przez pracodawcę albo osobę upoważnioną przez niego odpisy lub kopie składanych dokumentów.
Dodatkowo należy pamiętać o okresach przechowywania dokumentacji czyli:
-10 lat licząc od końca roku kalendarzowego , w którym stosunek pracy uległ rozwiązaniu lub wygasł ( dotyczy pracowników zatrudnionych od 1.01.2019r)
– 50 lat do zatrudnionych osób najpóźniej w dniu 31.12.2018r.
Brak spełnienia powyższych obowiązków jest wykroczeniem podlegającym karze grzywny w wysokości od 1000 zł do 30 000 zł.
Karolina Otfinowska
