DOKUMENTACJA PRACOWNICZA KIEROWCY OD 2019 ROKU – AKTA OSOBOWE

UWAGA – aktualizacja  na 2022 rok : 

http://dp-translex.pl/aktualnosci/akta-osobowe-kierowcy-w-2022/

 

Od 1 stycznia 2019r. pracodawcy będą mieli obowiązek w ciągu pół roku dostosować dokumentację  pracowniczą  do nowych wymogów określonych w projekcie rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 13 września 2018r. W pierwszej części opiszę  nowe , istotne  zmiany  w zakresie prowadzenia akt osobowych w formie papierowej na przykładzie stanowiska pracy – kierowcy powyżej 3,5 t w transporcie międzynarodowym.

1. Podział akt osobowych.

W raz z nowym rokiem każdy kierowca – pracownik  będzie miał prowadzone akta osobowe składające się z czterech części: A, B,C,D.

Część A: dokumenty  w związku z ubieganiem się o zatrudnienie:

1. kwestionariusz osobowy zawierający następujące dane: imię (imiona) i nazwisko; datę urodzenia; miejsce zamieszkania (adres do korespondencji);wykształcenie;
2. skierowania na badania lekarskie i orzeczenia lekarskie dotyczące wstępnych, okresowych i kontrolnych badań lekarskich z poprzednich okresów zatrudnienia,
3. kserokopia świadectwa pracy,
4. kserokopia prawa jazdy,
5. kserokopia świadectwo kwalifikacji zawodowej,
6. kserokopia uprawnienia do przewożenia materiałów niebezpiecznych (ADR),
7. kserokopia karty kierowcy,
8. dodatkowo dla kierowcy, który jest obywatelem kraju spoza UE:
9. kserokopia paszportu
10. kserokopia wizy
11. kserokopia karty pobytu.

Część B:  dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy oraz przebiegu zatrudnienia, w tym:

1. oświadczenia lub dokumenty, obejmujące dane osobowe innych danych osobowych pracownika, a także imion i nazwisk oraz dat urodzenia dzieci pracownika, jeżeli podanie takich danych jest konieczne ze względu na korzystanie przez pracownika ze szczególnych uprawnień przewidzianych w prawie pracy,
2. numer PESEL pracownika nadanego przez Rządowe Centrum Informatyczne Powszechnego Elektronicznego Systemu Ewidencji Ludności (RCI PESEL),
3. numer rachunku płatniczego, jeżeli pracownik nie złożył wniosku o wypłatę wynagrodzenia do rąk własnych,
4. umowa o pracę, w tym w zależności od wykonywania przewozów w innych państwach przez kierowcę w języku np. niemieckim, czeskim
5. zakres czynności (zakres obowiązków), jeżeli pracodawca dodatkowo w tej formie określił zadania pracownika wynikające z umowy o pracę,
6. dokumenty dotyczące wykonywania przez pracownika pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 19 grudnia 2008 r. o emeryturach ,
7. potwierdzenie zapoznania się przez pracownika z treścią regulaminu albo obwieszczenia,
8. informacja o warunkach zatrudnienia oraz o zmianie warunków zatrudnienia,
9. informacja o celu i zakresie oraz sposobie zastosowania monitoringu,
10. informacja o ryzyku zawodowym, które wiąże się z wykonywaną pracą, oraz o zasadach ochrony przed zagrożeniami,
11. oświadczenie o zapoznaniu się z przepisami oraz zasadami bezpieczeństwa i higieny pracy,
12. oświadczenie o zapoznaniu się z zakresem informacji objętych tajemnicą określoną w odrębnych przepisach dla danego rodzaju pracy, zajmowanego stanowiska lub pełnionej funkcji,
13. zaświadczenia o ukończeniu wymaganego szkolenia w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy,
14. oświadczenia dotyczące wypowiedzenia warunków pracy lub płacy lub zmiany tych warunków w innym trybie,
15. dokumenty dotyczące powierzenia pracownikowi mienia z obowiązkiem zwrotu albo do wyliczenia się, dokumenty dotyczące przyjęcia przez pracownika wspólnej odpowiedzialności materialnej za mienie powierzone łącznie z obowiązkiem wyliczenia się ,
16. dokumenty związane z podnoszeniem kwalifikacji zawodowych przez pracownika lub związane ze zdobywaniem lub uzupełnianiem wiedzy i umiejętności na zasadach innych niż dotyczące podnoszenia kwalifikacji zawodowych,

17.dokumenty związane z przyznaniem pracownikowi nagrody lub wyróżnienia,

18. dokumenty związane z ubieganiem się i korzystaniem przez pracownika z urlopu macierzyńskiego, urlopu na warunkach urlopu macierzyńskiego, urlopu rodzicielskiego, urlopu ojcowskiego lub urlopu wychowawczego,
19. dokumenty związane z łączeniem korzystania z urlopu rodzicielskiego z wykonywaniem pracy u pracodawcy udzielającego tego urlopu ,

20.dokumenty związane z obniżeniem wymiaru czasu pracy, w przypadku pracownika uprawnionego do urlopu wychowawczego,

21.dokumenty związane z ubieganiem się i korzystaniem ze zwolnienia od pracy w przypadku wychowywania przynajmniej jednego dziecka w wieku do 14,

22. oświadczenie pracownika będącego rodzicem lub opiekunem dziecka o zamiarze lub o braku zamiaru korzystania z uprawnień związanych z rodzicielstwem,

23.dokumenty związane z udzielaniem urlopu bezpłatnego,

24. dokumenty związane z ubieganiem się i korzystaniem z urlopu wypoczynkowego,

25.skierowania na badania lekarskie i orzeczenia lekarskie dotyczące:

– wstępnych badań lekarskich (art. 229 § 1 pkt 2 Kodeksu pracy),

– okresowych i kontrolnych badań lekarskich (art. 229 § 2, 3 i 5 Kodeksu pracy),

26.umowę o zakazie konkurencji, jeżeli strony zawarły taką umowę w okresie pozostawania w stosunku pracy (art. 101 ze zn.1 § 1 Kodeksu pracy),

27.wniosek pracownika o wypłatę wynagrodzenia do rąk własnych,

28. oświadczenie pracownika o zapoznaniu się z przepisami o równym traktowaniu,

29.pisemne upoważnienie do przetwarzania danych,

30. informacja dla pracownika o przetwarzaniu danych osobowych,
31. inne dokumenty dla pracownika związane z RODO.

Ponadto dla pracownika zatrudnionego na stanowisku  kierowcy: 

1. kserokopia A1
   
2. oświadczenie na piśmie o wymiarze zatrudnienia albo o niepozostawaniu w zatrudnieniu u innego pracodawcy oraz  o przeciętnej tygodniowej liczbie godzin wykonywanych przewozów drogowych lub innych czynności, na innej podstawie niż stosunek pracy, albo o ich niewykonywaniu.
3. inne oświadczenia np. dotyczące niekaralności, zapoznania się z przepisami w zakresie transportu, zobowiązanie kierowcy w związku obsługą pojazdu;
4. dla cudzoziemca (spoza UE i EOG) dodatkowo :

– kserokopia nadania numeru NIP lub PESEL

– zezwolenie o pracę typu A

– oświadczenie o powierzeniu wykonywania pracy cudzoziemcowi

– świadectwo kierowcy .

Zgodnie z nowym brzmieniem projektu rozporządzenia oświadczenia lub dokumenty znajdujące się w części B akt osobowych pracownika, można przechowywać w częściach, powiązanych ze sobą tematycznie, którym przyporządkowuje się odpowiednio numery B I, B2 i kolejne; w takim przypadku przechowywanie w porządku chronologicznym, numerowanie oraz tworzenie wykazu oświadczeń lub dokumentów dotyczy każdej części. Oznacza to, że dla cudzoziemca np.  tworzymy „ podzbiór ’’ B2 ponumerowany chronologicznie.

Część C: dokumenty związane z ponoszeniem przez pracownika odpowiedzialności porządkowej lub odpowiedzialności określonej w odrębnych przepisach, które przewidują zatarcie kary po upływie określonego czasu.

Dokumenty znajdujące się w części C akt osobowych pracownika przechowuje się w częściach dotyczących danej kary, którym przyporządkowuje się odpowiednio numery C l, C2 i kolejne; w takim przypadku przechowywanie w porządku chronologicznym, numerowanie oraz tworzenie wykazu dokumentów dotyczy każdej części. W związku z usunięciem z akt osobowych pracownika dokumentu dotyczącego nałożenia kary, zmianie ulega numeracja oraz wykaz dokumentów dotyczących danej kary. W przypadku kierowcy można w części C przechowywać dokumenty dotyczące zawiadomienia o nałożeniu kary porządkowej upomnienia czy nagany np. za przekroczenia czasu pracy. Można również dołączyć np. raport kontrolny czasu pracy , w którym powstały naruszenia, w wyniku których pracownikowi została wymierzona kara.

Część D:  oświadczenia i dokumenty związane z rozwiązaniem albo wygaśnięciem stosunku pracy, w tym:

1. oświadczenia związane z rozwiązaniem umowy o pracę,
2. wnioski dotyczące wydania, sprostowania lub uzupełnienia świadectwa pracy,
3. dokumenty dotyczące niewypłacenia pracownikowi ekwiwalentu pieniężnego za urlop

wypoczynkowy (art. 171 § 3 Kodeksu pracy),

4. kopię wydanego świadectwa pracy,

5.potwierdzenie dokonania czynności związanych z zajęciem wynagrodzenia za pracę w związku z prowadzonym postępowaniem egzekucyjnym (art. 884 § 2 ustawy z dniam17 listopada 1964 r. – Kodeks postępowania cywilnego (Dz. U. z 2018 r. poz. 1360, z późn. z m .2)),

6.umowę o zakazie konkurencji po ustaniu stosunku pracy, jeżeli strony zawarły taką Umowę,

7. skierowania na badania lekarskie i orzeczenia lekarskie związane z okresowymi badaniami lekarskimi w związku z wykonywaniem pracy w warunkach narażenia na działanie substancji i czynników rakotwórczych lub pyłów zwłókniających.

1. Obowiązki dotyczące akt osobowych w formie papierowej.

Zgodnie z projektem rozporządzenia pracodawca jest zobowiązany:

1. prowadzić akta osobowe dla każdego pracownika osobno
2. wszystkie dokumenty należy przechowywać w porządku chronologicznym
3. każdy dokument należy ponumerować oraz wpisać do wykazu znajdującego się na początku każdej części akt
4. przechowywać kopie dokumentów przedłożonych przez osobę ubiegającą się o zatrudnienie lub pracownika, a nie oryginały
5. zabezpieczyć akta przed uszkodzeniem lub utratą.

Dodatkowo należy pamiętać, iż tylko osoby upoważnione pisemnie mają dostęp do akt osobowych pracowników.

Brak spełnienia powyższych obowiązków jest wykroczeniem podlegającym karze grzywny w wysokości od 1000 zł do 30 000 zł.

Kolejne zmiany, które będą obowiązywać od 2019 r dotyczą również dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy, które omówię  na przykładzie kierowcy,  dlatego zachęcam do zapoznania się z nimi w kolejnej publikacji.

Karolina Otfinowska